GDPR – nastavení prvků soukromí pro ochranu osobních údajů

Systém Flox nabízí spoustu možností v oblasti evidence souhlasů se zpracováním osobních údajů odevzdaných zákazníky vašeho e-shopu při různých událostech.

Jednotlivá políčka na potvrzení souhlasu se zpracováním údajů se v systému označují jako prvky soukromí. Seznam prvků soukromí, které jsou v systému aktivní, můžete najít v Nastavení > Soukromí a zabezpečení.

Časti návodu:

• Vytvoření nového prvku soukromí
• Úprava a odstranění prvků soukromí
• Prvky soukromí a služby třetích stran (dopravci, platební brány, marketing)
• Překlad prvků soukromí v jazykových verzích

Vytvoření nového prvku soukromí

Nový prvek soukromí je možné přidat kliknutím na tlačítko Nový prvek soukromí v pravé horní části seznamu. Po kliknutí se zobrazí dialogové okno, kde můžete nastavit chování nového prvku soukromí. Okno pro přidání prvku soukromí obsahuje více záložek.

Záložka Definice

Na záložce Definice najdete následující pole:

Co je účelem? – políčko slouží k vložení názvu prvku soukromí. Název se bude zobrazovat pouze v administraci, abyste mohli jednoznačně identifikovat, o jaký prvek jde.

Událost – v případě událostí máte možnost výběru z více možností. Jedná se o akce, při kterých se má prvek soukromí zobrazovat:

• V objednávkovém formuláři – zobrazí prvek v objednávkovém formuláři. Nejčastěji se bude jednat o zaklikávací políčko, které se zobrazí ve spodní části objednávky u políčka se souhlasem s obchodními podmínkami.

• Při registraci – zobrazí prvek soukromí v registračním formuláři.

• Při přihlášení se k odběru novinek emailem – zobrazí prvek soukromí nad políčkem pro vložení e-mailové adresy pro přihlášení zákazníka k odběru novinek e-mailem.

• Ve formuláři – zobrazí prvek soukromí na konci formuláře. Při volbě této možnosti můžete v políčku Vybrat konkrétně zvolit formulář, u kterého se má prvek soukromí zobrazovat. Pokud nezvolíte žádný formulář, prvek soukromí bude automaticky zobrazen při všech blocích formulář.

• Při zobrazení stránky – zobrazí prvek soukromí podle nastavení při otevření stránky. Políčko slouží například pro přidání potvrzení věku návštěvníka. Při volbě této možnosti můžete v políčku Vybrat konkrétně zvolit konkrétní stránku, při jejímž zobrazení se má prvek soukromí zobrazovat. Pokud nezvolíte žádnou stránku, prvek soukromí bude automaticky zobrazen při zobrazení jakékoliv stránky.
• Při zobrazení stránky přihlášeným uživatelem – prvek soukromí se zobrazí, když je stránka otevřena přihlášeným uživatelem. Při volbě této možnosti můžete v políčku Vybrat konkrétně zvolit konkrétní stránku, při jejímž zobrazení se má prvek soukromí zobrazovat. Pokud nezvolíte žádnou stránku, prvek soukromí bude automaticky zobrazen při zobrazení jakékoliv stránky.
• V knize návštěv – prvek soukromí se zobrazí u přidávání příspěvku do Knihy návštěv. Při volbě této možnosti můžete v políčku Vybrat konkrétně zvolit blok Kniha návštěv, u kterého se má prvek soukromí zobrazovat. Pokud necháte políčko prázdné, prvek soukromí bude automaticky zobrazen u všech bloků Kniha návštěv, které na stránce používáte.

• Při přidávání komentáře – prvek soukromí se zobrazí ve formuláři pro vložení nového komentáře k článkům nebo produktům.

• Při hlasování v anketě – prvek soukromí se zobrazí nad tlačítkem pro odeslání hlasu návštěvníka v anketě. Při volbě této možnosti můžete v políčku Vybrat konkrétně zvolit konkrétní blok Anketa, u kterého se má prvek soukromí zobrazovat. Pokud nezvolíte žádnou z anket, prvek soukromí bude automaticky zobrazen u všech bloků Anketa.

• Při přihlášení do uživatelského účtu – prvek soukromí se zobrazí v přihlašovacím formuláři pod políčky pro zadání e-mailu a hesla.

• Při výběru dopravy – prvek se zobrazí přímo pod názvem dopravy v objednávkovém formuláři po jeho zakliknutí. Při volbě této možnosti budete moct v políčku Vybrat konkrétně vybrat některý ze způsobů dopravy, u kterého se bude políčko zobrazovat. Pokud nevyberete žádný, políčko se bude zobrazovat u všech způsobů dopravy.

• Při výběru způsobu platby – prvek se zobrazí přímo pod názvem platby v objednávkovém formuláři po jeho zakliknutí. Při volbě této možnosti můžete v políčku Vybrat konkrétně vybrat některý ze způsobů platby, u kterého se bude políčko zobrazovat. Pokud nevyberete žádný, políčko se bude zobrazovat u všech způsobů platby.
• V e-mailu s novinkami – tato možnost slouží především k zobrazení odkazu na odhlášení z odběru novinek e-mailem.

Typ prvku soukromí – na výběr máte z různých typů prvků soukromí, které můžete při jednotlivých událostech nastavit. Typ prvku soukromí ovlivňuje, jak se zobrazí daný prvek soukromí. Na výběr je několik možností:

• Zaškrtávací políčko Checkbox – tento typ prvku soukromí zobrazí při události standardní zaklikávací políčko, které může zákazník potvrdit.
• Zdvojený souhlas (double opt-in) – zobrazí zaklikávací políčko jako v předchozím případě, rozdílem je ale nutnost dodatečného potvrzení pomocí odkazu, který je zaslán na uvedenou e-mailovou adresu. Tuto možnost můžete použít při události Přihlášení k odběru novinek e-mailem. Při použití možnosti Zdvojený souhlas se zákazníklm zasílá e-mail pro potvrzení. Šablonu emailové zprávy můžete upravit v Nastavení > Texty a šablony > Předdefinované šablony.
• Opona / statický prvek – tato možnost je vhodná k informování zákazníka o zpracování Cookies. V případě této volby můžete na záložce Volby upřesnit možnost zobrazení. K dispozici jsou:
• Modální okno – zobrazí popup, který překryje obsah stránky s možnostmi Souhlasím / nesouhlasím.
• 
• Statická lišta – zobrazí oznámení v pravém dolním rohu stránky.
• 
• URL – tato možnost se využívá v newsletterech k zobrazení odkazu pro odhlášení z odběru novinek e-mailem.
• Potvrzení věku – možnost slouží k potvrzení věku návštěvníka stránky. V případě volby této možnosti můžete nastavit požadovaný věk na záložce Volby v políčku Požadovaný věk. Systém umožňuje získat potvrzení dvěma způsoby v kombinaci s vhodnou událostí:
• V případě použití události Zobrazení stránky je vhodné na záložce Volby vybrat Způsob zobrazení jako modální okno. Modální okno překryje celý obsah stránky a zobrazí tlačítka pro potvrzení stanoveného věku nebo zamítnutí. Zamítnutí přesměruje návštěvníka na úvodní stránku.
• V případě použití události V objednávkovém formuláři je vhodné na záložce Volby použít Možnost zobrazení jako zaškrtávací políčko (Checkbox). Tato kombinace nastavení zobrazí v objednávkovém formuláři zaklikávací políčko pro potvrzení stanoveného věku.

Záložka Text

Záložka Text obsahuje textový editor, do kterého můžete vložit informaci, jež se zobrazí u jednotlivých prvků soukromí. V textovém editoru je možné přímo vytvářet odkazy, což vám umožňuje vytvořit v rámci textu odkaz na konkrétní stránku se zpracováním osobních údajů, obchodní podmínky nebo jinou libovolnou stránku. Jak vložit hypertextový odkaz v textovém editoru se dozvíte v našem návodu.

Záložka Volby

Na záložce Volby si můžete upřesnit nastavení chování prvku soukromí. Obsah této záložky se může měnit vzhledem k nastavené události a typu prvku soukromí na záložce Definice. Základní nastavení, která se zobrazí v každém případě, jsou:

Akce – v políčku Akce dokážete nastavit základní chování prvku soukromí. Na výběr jsou 3 možnosti:

• Je nabídnutý / se zobrazí – při volbě této možnosti je prvek soukromí nabízen zákazníkovi a zobrazuje se u dané události, nevyžaduje se ale potvrzení. Zákazník tedy může, ale nemusí s políčkem souhlasit.
• Je vyžadovaný – vyžaduje se souhlas zákazníka s daným políčkem pro další pokračování. Tato možnost je určena především pro zaklikávací políčka u jednotlivých událostí, případně pro potvrzení věku. Pokud zvolíte tuto možnost, je možné v poli Chybové hlášení zobrazit doplňující chybovou zprávu, která se zobrazí, pokud by zákazník s políčkem nesouhlasil při vykonání akce. Pokud se jedná například o checkbox v objednávkovém formuláři, objednávka není odeslána a v chybových hláškách se zobrazí vámi definovaná zpráva.
• Se nezobrazí – slouží ke skrytí prvku soukromí v případě, že nechcete prvek dočasně využívat, nebo prvek nepotřebujete využívat v některé jazykové verzi..

Typ souhlasu – v tomto políčku si můžete nastavit, o jaký typ souhlasu zákazníka se jedná a zda je opětovně možné souhlas použít, nebo ne.

• Trvalý (opětovně použitelný) souhlas – tento typ souhlasu se udělí návštěvníkovi natrvalo a uloží se v databázi. Pokud se jedná o přihlášeného zákazníka, po prvním odsouhlasení nebude tento souhlas vyžadován a bude předem zakliknutý. Pokud se nejedná o přihlášeného zákazníka, souhlas je zobrazován vždy, ale vyhodnocení souhlasu probíhá na základě předem udělených souhlasů na vyplněnou e-mailovou adresu. V případě volby této možnosti je možné nastavit dobu expirace uvedeného souhlasu na záložce Platnost souhlasu.
• Trvalý (skrýt po uděleném souhlasu) – tento typ souhlasu se udělí návštěvníkovi natrvalo a uloží se v databázi. Pokud se jedná o přihlášeného zákazníka, po prvním odsouhlasení nebude tento souhlas vyžadovaný a nebude se opět zobrazovat. Pokud se nejedná o přihlášeného zákazníka, souhlas je zobrazen vždy, ale vyhodnocení souhlasu probíhá na základě předem udělených  souhlasů na vyplněnou e-mailovou adresu. V případě volby této možnosti je možné nastavit dobu expirace uvedeného souhlasu na záložce Platnost souhlasu.
• Lokální úložiště prohlížeče – tento typ souhlasu využívá k ukládání souhlasu lokální úložiště prohlížeče zákazníka. Tento typ souhlasu je možné využít k uložení potvrzení modálního okna s potvrzením věku, případně oznámení o zpracování cookies. V databázi se v tomto případě neukládají data. Souhlas je platný, pokud není úložiště prohlížeče zákazníka vyprázdněno, případně dokud nepoužije jiný internetový prohlížeč.
• Jednorázové použití – tento typ souhlasu se po odeslání uloží v databázi, souhlas se ale zobrazí zákazníkovi vždy při vykonání nastavené události a bude opětovně zobrazován jako nezakliknutý i přihlášeným zákazníkům.

Implicitní souhlas– pomocí výběrového menu pro nastavení implicitního souhlasu můžete změnit chování souhlasu typu zaškrtávací pole checkbox.

• prázdné pole (není zvolená žádná hodnota) – zaklikávací políčko se bude chovat standardním způsobem a uživatel musí zaklikávací políčko zakliknout, aby vyjádřil svůj souhlas.
• Opt-out – toto nastavení otočí chování zaškrtávacího políčka. Pokud bude políčko nezakliknuto, automaticky bude bráno jako odsouhlasené. Pokud zákazník políčko zaklikne, vyjádří tím svůj nesouhlas.
• Předzaškrtnuté pole – u tohoto nastavení se po otevření stránky zobrazí zaklikávací políčko jako zakliknuté.

Záložka Platnost souhlasu

V případě, že je typ souhlasu nastaven jako trvalý souhlas, zobrazí se záložka Platnost souhlasu, kde je možné nastavitdobu platnostu uděleného souhlasu. Po uplynutí této doby dojde k expiraci souhlasu.

Expirace – v tomto políčku umíte z nabídky vybrat dobu expirace uvedeného souhlasu. Pokud vám nevyhovuje některá z nabízených možností, můžete do políčka napsat vlastní dobu platnosti souhlasu ve dnech.

Obnovení expirace – platnost uděleného souhlasu se může prodloužit automaticky. Pokud zakliknete pole při úspěšném přihlášení, po přihlášení zákazníka se udělený souhlas prodlouží o nastavenou dobu.

Úprava a odstranění prvků soukromí

Prvky soukromí je možné upravovat a odstraňovat v Nastavení > Soukromí a zabezpečení. Prvky soukromí upravíte kliknutím na ikonku tužky. Pokud dále prvek soukromí využívat nechcete, můžete jej odstranit kliknutím na ikonku křížku.

UPOZORNĚNÍ: Některé prvky soukromí není možné odstranit. Jedná se například o prvky soukromí, které jsou vygenerovány systémem automaticky po aktivaci funkcí v modulech napojených na třetí strany (sledování konverzí pro produktový srovnávač Heuréka...)

Prvky soukromí a služby třetích stran

V systému můžete využívat služby třetích stran, jako jsou například služby pro zasílání novinek e-mailem (Mailchimp, Smartemailing...), převod zásilek do systému dopravců (PPL, GLS...) nebo platební brány (TrustPay, Česká spořitelna...).

V případě těchto služeb jsou údaje ze systému zasílány na servery těchto služeb. Vy, jakožto obchodník, musíte patřičným způsobem získat od zákazníka souhlas za pomoci využití prvků soukromí. Pokud má ale systém zasílat údaje na servery třetích stran i po 25. 5. 2018, je nutné v nastaveních modulů třetích stran, které využíváte, že souhlasíte se zasíláním údajů těmto službám přímo v administraci v nastaveních daného modulu:

Aby fungovalo odesílání údajů do těchto služeb i po 25. 5. 2018, je nutné v nastaveních modulů aktivovat souhlas se zasíláním údajů.

Týká se to např. modulů:

Platební brány a splátkové systémy: TrustPay, Raiffeisenbank - eKonto, PayU, PayPal, Home Credit, Česká spořitelna, ComGate, Cofidis, Cetelem CZ, GoPay, Essox, ČSOB platba kartou.
V případě, že po 25. 5. 2018 nebude aktivní potvrzení se zasíláním údajů v nastaveních platební brány v systému FLOX, způsob platby se nebude zobrazovat v objednávkovém formuláři.

Dopravci – Zásilkovna, Uloženka, Česká pošta, PPL, GLS, Geis, DPD, Slovenská pošta.
V případě, že po 25. 5. 2018 nebude aktivní potvrzení se zasíláním údajů v nastaveních možností dopravy v systému FLOX, nebude možné využívat modul Zásilky pro daného dopravce a nebude možné zasílat prostřednictvím API zásilky ze systému FLOX do systému dopravce.

Marketing – SmartEmailing, Mailchimp

Překlad prvků soukromí v jazykových verzích

Vzhledem k více jazykovým verzím je možné jednotlivé prvky soukromí upravit zvlášť pro každou jazykovou verzi. Bližší podrobnosti najdete v našem návodu.

Rovněž doporučujeme návod s ukázkami nastavení prvků soukromí.